COURTESY CALL (Kunjungan Hormat) tips # 1

Pra: Sebenarnya dalam bahasa Arab dipanggil "Taaruf", bukan satu kemestian. Tapi satu kerugian kalau tak buat. Walau tak termaktub dalam mana-mana pekeliling perkhidmatan. Ada perkara tersirat dan tersurat dalam segmen "courtesy call".

1. Amalan memperkenalkan diri terus kepada Pengurusan Tertinggi ini, jarang dengar di pejabat yang biasa-biasa. Tetapi adalah amalan kemestian di peringkat pengurusan. Contohnya kalau seorang Ketua Hakim Syarie baru dilantik, dia ada courtesy call dengan Menteri Besar, Ketua Pendaftar dia courtesy call dengan SUK, ikut level. Percaya atau tidak ada Tengku Mahkota sebelum ditabal menjadi Sultan kena courtesy call dengan kubur abah, atuk atuknya terdahulu.

2. Ini memberi pengertian, courtesy call adalah lambang penghormatan, pemakluman dan budi pekerti. Serta permulaan komunikasi yang baik, membina reputasi di sepanjang perkhidmatan di tempat tersebut. Analogi lain macam saya boleh bagi adalah bila nak pergi merisik, kenalah jumpa dengan tuan rumahnya, jangan main langgah aja. Ni kenal tidak, jumpa tidak, tau-tau dah depan tangga nak masuk meminang, kan janggal namanya. Jangan marah kalau pinangan ditolak.  

3. Tapi tidak pernah direkodkan dalam mana-mana SOP, ia lebih kepada norma permulaan kerja, ia akan menunjukkan budi pekerti seseorang bila masuk kawasan baru. Ia adalah tradisi yang boleh saya katakan "masuk kandang kambing mengembek, masuk kandang lembu menguak". Apa-apahal tanya adat istiadat tempat kita bekerja terlebih dahulu.

4. Bila kita masuk tempat baru, perkara pertama yang perlu diberi maklum adalah Ketua Organisasi. Jangan masuk rumah orang kalau tak di izin tuan rumah, bila dah bagi masuk kenalah hormat dan terima kasih pada tuan rumah. Macam tu lah lebih kurang. 

5. Sampai level mana kita perlu buat courtesy call?. Tengok pada grade, saya bagi contoh mudah. Jika anda seorang peguam kerajaan. Yang wajib kena mengadap boss pejabat kita dulu lah, yang tu tak perlulah diajar. Cuma dengan Hakim tempat kita nak beramal dan medan perjuangan. Yang ni kalau boleh buatlah courtesy call.

6. Kenapa saya kata "kalau boleh", sebab ada juga Hakim atau Pendaftar yang tidak suka jumpa tanpa urusan rasmi. Ikut orang dan tempat, kalau tempat yang sibuk atau hierarkinya ke "langit", maka tidak mengapa kalau tak buat courtesy call pun. Tapi kalau boleh buat, itu adalah bonus!.

7. Jadi kalau untuk Mahkamah, tanyalah kepada P.A dia, perkenalkan diri dulu by phone kepada PA dia, bagitahu kita baru dilantik jadi peguam untuk Daerah Muar, Segamat dan Ledang (contoh). Tanya Yang Arif kalau dia lapang dan boleh terima courtesy call. Aaa macamtu. Nak masuk istana kena lepas pemegang tombak dulu.

8. Kalau dapat biarlah sebelum tarikh kita bawa kes pertama kali dalam dewan bicara. Sebab kita tak mahu Hakim tertanya tanya sapa pulaklah yang bawa kes ni ...kan tak molek. So dengan courtesy call, kita dah singkatkan masa nak berta'aruf pulak dalam dewan bicara kannnn.

9. Sebelum pergi buat courtesy call, minta izin ketua pejabat dulu, atau kalau ketua pejabat ada kes sekali dia nak pergi jumpa atas hajat lain (sambil menyelam, minum air) maka kita pergilah dengan boss kita, itu lebih mesra dan harmoni. Tanya kita ada apa-apa masalah tak dengan orang yang kita nak courtesy call tu. Golden Rules, apa-apa melibatkan luar routine, sila maklumkan dengan immediate boss. 

10. Apa nak cakap semasa courtesy call, sebelum tu saya bagi tips. "Jangan Ramah Sangat dan Jangan Pendiam Sangat"... sampai krik! krik!. Ingat ini bukan temuduga minta kerja, fahamkan tujuan asal courtesy call pada perenggan 2 di atas. Jika terlalu ramah takut timbul persepsi, anda membodek, anda nak tunjuk pandai, anda ada maksud tersirat ... jangan sampai over sangat, melainkan Hakim yang kita jumpa tu adalah rakan lama atau sepupu kita.

11. Apa Point nak cakap? (intonasi jangan macam penceramah atau pengerusi majlis pulak, kena tone antara 2 ke 4, lambang merendahkan diri, dan hormat. Gunakan ganti diri yang betul contohnya, Yang Arif, Tuan Hakim... kalau terlupa sekalipun sebut "Tuan", pun OK)

a) Perkenalkan diri, kalau ada surat arahan pertukaran atau surat lantikan, lagi bagus kalau ada salinan pewartaan tentang pelantikan sebagai peguam persekutuan itu lagi bonus, bagi satu salinan kepada beliau, lagi Hakim akan ingat kita.

b) Terima Kasih, yang ni mesti ucap, sebab dia dah luangkan masanya yang sibuk untuk berjumpa kita, lagipun ini tak termasuk dalam prosedur wajib, lepas ucap ni akan mencipta ruang selesa untuk kita terus rapport.

c) Tujuan Hadir , nyatakan saya ni baru dilantik sebagai sekian sekian ...., jadi nak mohon perkenalkan diri terlebih dahulu sebelum bawa kes dalam dewan bicara kelak.

d) Pengalaman kerja, ceritakan apa yang kita tahu, sudah berapa lama kerja.

e) Asal dari mana, mana tahu kalau sekampung.

f) Apa-apa yang bersesuaian (study dulu peribadi hakim supaya tak salah cakap)

g) Mohon tunjuk ajar , ni ayat standard, jangan lupa. Bukan sahaja untuk courtesy call, bahkan bila bersembang dengan Senior Lawyer. (bukan semua level peguam ya)

Jangan:

a) Tanya Peribadi Hakim

b) Ulang soalan

c) Ketawa terbahak-bahak. (over reaction)

d) elakkan menyandar, gesture kena betul, kaki jangan silang panggung pula.

12. Jadi sekurang-kurangnya, tiadalah Hakim nak berkerut dahi nak tahu siapa kita semasa dalam dewan bicara nanti. Dia tahu kita baru dalam bidang ini, so dia tak akan push gear 4 atau 5 dalam dewan sebab semua Hakim akan ada timbang rasa. Dia pun pernah bermula di suatu tempat dahulu macam kita juga. (tapi ni bukan alasan kita tak boleh nak pick-up)

Abu Razeen

Tak faham tanya, jumpa lagi tips yang lain

Post: Kalau tak buat Courtesy Call salah tak?, tak salah... tapi orang boleh judge setakat mana kita punya pemahaman dalam berorganisasi, pendek kata kita ni mungkin kategori "tak faham bahasa", itu sahaja.