PENYEDIAAN TEKS UCAPAN KETUA JABATAN / VIP

MENYEDIAKAN TEKS UCAPAN (1)

Pra: Seorang sahabat ditempatkan sebagai Pegawai Penyelidik untuk Ketua Hakim, beliau mengingatkan saya tentang khidmat yang pernah saya tumpahkan kepada 3 ketua sejak berada dalam perkhidmatan awam dari tahun 2002 hingga sekarang. Salah satu tugas Pegawai Penyelidik adalah menyediakan teks ucapan, sebaran media dan lain lain kerja rencam dan tak pernah terduga.

1. Tiada jalan mudah untuk menyediakan teks ucapan yang baik. Tambahan lagi melibatkan Ketua, Pengarah atau VVIP. Seringkali kita terkasima dengan ucapan pemimpin, tahukah anda tidak kesemua perasmi atau yang berucap itu, datangnya dari dirinya sendiri.Kadangkala isi kandungannya 80% datangnya dari pembuat teks ucapan. Manakala cara penyampaian yang baik mampu menarik perhatian audien, meskipun isi kandungan disediakan oleh orang lain.

Berikut adalah beberapa perkara yang boleh membantu penyediaan teks anda, hasil dari pengalaman penulis:

BAB 1. PENGETAHUAN AM:

1.1 KENALI ORANG YANG AKAN BERUCAP.

1.1.1 Boss pertama saya seorang yang suka bercakap panjang lebar, tetapi disebabkan umur menghampiri fasa pencen beliau lebih suka mengomel dari melihat teks. Orang yang sebegini, kita kena masukkan banyak kata-kata nasihat macam abah abah begitu. Nada suaranya bersifat monotone. Tak perlu menyelitkan humor kedalam teks kerana ia akan terucap sendiri secara spontan.  Arwah suka masukkan perkataan Jawa dalam setiap ucapan. Antara yang saya ingat, "merono merene nangkono nangkene", "berpinjungan" dan macam macam lagi.

1.1.2 Boss kedua saya seorang yang ringkas, beliau akan berterus terang yang beliau bacakan teks yang disediakan sahaja, meskipun beliau adalah pentadbir tertinggi. Mula-mula saya buat teks yang panjang seperti Boss pertama saya, tetapi Boss kedua akan potong dua perenggan sebab nak meringkaskan teks. Selepas itu saya terus buatkan pendek pendek, bahkan pantun yang saya sediakan pun jarang dibaca lantaran mahu cepat selesaikan ucapan. Kecewa pun ada jugak, tapi itu semua pengajaran yang amat mahal buat saya.

1.1.3 Boss ketiga saya, sangat pandai berkata-kata, seolah olah tidak perlukan pembuat teks lagi, tetapi beliau menggesa perlukan teks juga sebagai pagar supaya tidak terlajak berucap diatas pentas nanti. Dari sini saya dapat kepuasan apabila semua isi kandungan teks dibacakan dan dari sini saya mengenal perbezaan individu apabila berada di puncak kerjaya. Kali ini boss sukakan gurindam yang dipetik dari teks klasik seperti Hikayat Malim Deman, Hikayat Awang Sulung Merah Muda, namun demikian teks sedemikian agak sukar diperolehi, dan lagi sukar untuk dibaca.

1.1.4 Memadai dengan pantun sahaja. Kebetulan negeri tempat saya berkhidmat itu kaya dengan pantun maka lompong rasanya kalau tidak diselitkan pantun walaupun dengan serangkap pantun 4 kerat. (saya akan memperkatakan tentang pantuan dipautan lain). Untuk pantun yang kreatif, menarik dan sedap didengar biasanya hadirin akan memberikan tepukan ikhlas (ketahuilah, tepukan tidak ikhlas itu wujud), dan ini akan mengangkat imej dan semangat pemberi ucapan. 

1.1.5 Jadi perlu kenal boss kita, dan semestinya mereka semua tidak sama panjang nafasnya, sebutan dan kecenderungan. Jika anda di Negeri Sembilan pastikan anda memasukkan pantun Nogoi, saya sangat suka mendengar ucapan oleh Tuan Kamal Bashah, Hakim Negeri Sembilan, dan saya tidak lupa untuk mencatat pantun yang mesti diselitkan. Meskipun kurang faham dialek negeri tetapi ia adalah satu hiburan, trivia, dan pelajaran untuk saya, saya sering menunggu ungkapan unik dialek minang untuk disimpan, kalau tak sempat tanpa segan silu saya akan bertanya terus kepada beliau seusai majlis, malangnya catatan saya bertebaran entah kemana, akibat banyak penempatan:

 "Air dalam bosi, Api dalam kaco" (ini saja yang saya ingat)

1.1.6 Ada Boss yang Pro Islamik, mewajibkan setiap teks ada ayat quran dan hadis dengan teks Arab didalamnya, maka kerja kitalah untuk mencari nas yang relevan. Kalau yang berpendidikan sivil, carilah maxim dalam bahasa latin lagi bagus, terserlah kewibawaan sekiranya Boss dapat menyebut perkataan dengan betul. Kalau contoh ucapan yang penuh jargon dan sarat dengan istilah cuba tengok ucapan Dato' Seri Anuar Ibrahim sewaktu beliau menjawat jawatan menteri kewangan dan timbalan perdana menteri dalam parlimen. 

1.2  BANYAKKAN MEMBACA

Ini bukan sahaja memberi faedah kepada isi kandungan ucapan, bahkan untuk memperkayakan ilmu si penyedia teks sendiri. Berikut adalah senarai buku yang saya miliki dan sering dirujuk:

1.2.1 Koleksi Ucapan YB SUK Selangor Dato’ Abdul Aziz bin Mohd Yusof (2001-2002)

Bagi saya inilah ultimate kitab untuk saya jadikan rujukan. Terdapat 7 bab mengikut event dan sasaran pendengar. Ini memantaskan carian sasaran contoh ucapan berdasarkan topik tanpa perlu meneliti satu persatu buku setebal 369 mukasurat.  Ia lebih kepada agenda perubahan kerajaan Negeri Selangor pada tahun 2002-2002 (era Khir Toyo) namun berfaedah untuk semua. Kata-kata yang ringkas dan padat, tidak meleret, fakta, statistik, quran, hadis, idiom, maxim, perumpamaan, kata kiasan dan tidak kurang juga pantun lama dan moden. Kudos untuk penyedia teks beliau, Sebanyak 58 spesimen teks terbaik dalam tempoh 2 tahun, anda mahu apa lagi?.

1.2.2 Sekalung Budi Seuntai Bahasa. DBP 1996

 Kalau sudah namanya Dewan Bahasa dan Pustaka, isi kandungannya tidak dipertikaikan lagi. Ini adalah harta karun bagi saya, saya bawakan contoh dari mukasurat 28:

 "Kuning emas masaknya padi, Mawar merah dalam jambangan;

Terima kasih daun keladi, Budi tuan jadi kenangan."

 1.2.3 Kitab Kiliran Budi. W.G Shellabear 1965 (1^st 1907)

Kumpulan perumpamaan Melayu, hasil dari koleksi orientalist, penulis penjajah tersohor. Penulis sama yang tulisannya dijadikan rujukan buku sejarah sekolah rendah semasa dibaca pada tahun 1992 

1.2.4 Misa Melayu. Raja Chulan

 Teks sejarah ditulis oleh Raja Chulan circa 1770an. Mengenai keturunan Sultan Perak dilengkapi dengan syair oleh penulis asal. Disampaikan dalam bentuk syair supaya mudah diingati dan tidak menjemukan apabila dibaca. Bahasa asal yang penuh dengan hormat dan tatatertib boleh dijadikan sisipan dalam teks ucapan boss anda, melambangkan tingginya bahasa dan budi pekerti si penutur.

1.2.5. Speeches That Changed the World. Simon Sebag Montefiore

Memang tidak akan ada teks ucapan penuh dalam buku ni, tetapi isi kandungan dan cuplikan / quotes dari individu berpengaruh dunia dipilih berdasarkan karismatik pada pandangan Simon Sebag. Mungkin kita dapat inspirasi darinya dan mungkin juga ada keratan kata-kata yang menarik perhatian untuk jadi tarikan dalam teks ucapan. 

1.2.6 How To Write And Speak Better, Reader's Digest.

Buku ini adalah harta tidak ternilai saya, walau dapat dari bazar karat Kamunting dengan harga RM30.00, tapi nilainya cukup membuatkan saya sesak nafas jika dipinjam orang dan belum pulang-pulang. Sebagai pembuat draf ucapan, Bab "The Skills of Good Speaking" keseluruhannya adalah matan, jika terdesak boleh short cut ke muka surat 495 Public Speaking. Maaf yang ni tak boleh kasi pinjam!.

1.3 PEKA DENGAN TETAMU DAN PENONTON

1.3.1 Jika tetamu merupakan dif kehormat kerajaan seperti Ketua Menteri, Menteri Besar, Datuk SUK, maka jangan lupa sisipkan dasar-dasar kerajaan semasa. Ini mengingatkan mereka bahawa kita adalah penyokong "government of the day", ingat penjawat awam tidak berpolitik, tetapi wajib menyokong kerajaan tanpa mengira siapakah kerajaan itu, selagi mana dipilih oleh rakyat.

1.3.2 Saya tertarik dengan sosok seorang mantan Menteri Besar di Melaka yang cekap berbahasa Arab (English apatah lagi), boleh memetik ayat al-Quran dengan mudah meskipun beliau bukan seorang ustaz (beliau engineer). Kalau berbahasa English beliau sering memasukkan idiom sehingga saya jadikan post dalam facebook saya, semasa merasmikan Sukan Mahkamah Syariah beliau mengungkapkan: “All work and no play make jack a dull boy”. Terserlah ‘distinguish’ nya, namun sayang karier politiknya tidak bertahan lama.

1.3.3 Lihat kepada majoriti audien, samada dari kalangan orang  kampung atau terpelajar. Sangat besar perbezaan kata larasnya. Mungkin point yang sama tetapi 

1.4 JANGAN SALAH FAKTA

Yang ini pantang tok nenek, terutamanya di hadapan pemimpin politik, jangan anda petik dasar atau ungkapan kerajaan terdahulu jika kini barisan pembangkang membentuk kerajaan. Anda akan dianggap tidak peka, penyokong pembangkang (hari ini) dan besar kemungkinan projek untuk jabatan kita akan bermasalah. Inilah tugas pembuat teks ucapan, menjaga sensitiviti kerajaan sekarang. Kalau nak puji sekalipun jangan puji orang lain dihadapan pemimpin sekarang, kita tidak tahu samada antara mereka ada isu atau tidak, untuk ‘play safe’ ceritakanlah sahaja tentang kerajaan kini sedia ada.

1.5 BAYANGKAN ANDALAH YANG BERUCAP

1.5.1 Teknik ini penting, sebab ia menjadikan teks kita mempunyai unsur kemanusiaan. Bukan semua hadirin yang datang adalah pakar bahasa Melayu Tahap 1. Jadi tidak perlu setiap perenggan penuh dengan retorik, jargon yang sukar nak disebut pun. Malang sekali, boss kita terpaksa mengulang dua kali perkataan yang bukan beliau biasa sebut. Ini bukan sahaja memberitahu audien bahawa teks bukan datang dari boss, dan menjatuhkan reputasi pengurusan tertinggi tanpa disengajakan.

Bayangkan anda menghadiri khutbah Jumaat yang teksnya bertulis jawi ejaan perkataan 'komitmen', oleh khatib berusia 70 tahun. Begitulah situasi perumpamaan, anda boleh agak.

1.5.2 Saban tahun saya suka mengikuti pembentangan belanjawan oleh Menteri Kewangan, atau Perdana Menteri sendiri di dalam Parlimen. Disana kita boleh melibat gaya pengucapan yang mempunyai inspirasi dan amat menarik. Kalau bernasib baik, kita boleh mendapat cetakan ucapan dalam surat khabar arus perdana.

1.6 SELIDIK FAKTA PROGRAM KERJASAMA AGENSI

1.6.1 Saya biasa mengadap pengarah program atau urusetia yang bertugas untuk mendapatkan maklumat di atas. Kalau tidak dapat berbincang disebabkan kesuntukan masa, memadai dengan kertas kerja dasar. Antara perkara yang wajib dimasukkan dalam teks adalah objektif program. Jangan lupa untuk kemaskini dengan pengarah program kerana selalunya akan ada pindaan terakhir sejurus sebelum majlis berlangsung.

1.6.2 Sekiranya Majlis adalah kerjasama agensi seperti Blue Ocean Strategy, maka kita perlu juga mendapatkan maklumat dari P.A Jabatan yang menjalinkan kerjasama. Saya pernah menghubungi Pejabat Menteri Besar semata-mata untuk mendapatkan hint apa yang sedang di promosikan semasa itu. Jadi teks ucapan Boss kita adalah selari atau wajar dengan ucapan Menteri Besar. Biasanya kita jugalah yang akan drafkan teks ucapan MB atau SUK sekiranya mereka hadir sama.

1.6.3 Selepas dapat maklumat asas dari pengarah program baharulah mengadap Boss yang akan berucap, maklumkan apa yang akan kita masukkan. Pada peringkat ini kita cuma perlu ambil catatan sahaja. Pasti ada hasrat lain yang mahu disisipkan oleh Boss dalam sesuatu program. Fahami kehendak Boss dan terjemahkan dalam ayat yang paling cantik dan selesa. 

1.7 CETAKAN DRAF

Mencetak draf perlu bersesuaian dengan kehendak Boss, sebagai contoh semasa saya menyediakan Draf teks ucapan DYMM Sultan Selangor semasa perasmian pecah tanah untuk bangunan Jabatan Kehakiman Syariah Selangor, font yang diperlukan adalah arial 12 Bold dan selang 2.0 semuanya huruf besar. Tetapi tiada salahnya untuk menelefon pejabat protokol untuk mengetahui sebarang kemaskini format teks ucapan. Pasti akan ada perubahan terkini.

Ada juga Boss yang segan untuk bawa kertas berhelai-helai nak ke podium, jadi mungkin queue card lebih sesuai, berbincanglah dengan Boss anda, mungkin ada juga yang suka teks diletakkan awal awal di Podium, supaya beliau tidak perlu menjinjing kertas kesana kemari. Yang lebih banyak saya lihat adalah seseorang pembantu yang akan meletakkan teks, sebaik sahaja Boss mahu mula berucap. Terpulanglah kepada keselesaan Boss masing masing.

1.8 SEMASA SERAHAN/PEMBENTANGAN

1.8.1 Pastikan Draf ditunjukkan kepada Boss, untuk keselesaan sehari sebelum acara berlangsung, supaya boleh dibuat pindaan. Hati beliau akan lebih tenang ucapan beliau lebih teratur dan kedengaran lebih meyakinkan dengan intonasi yang betul. Dalam sesi pembentangan berhadapan, sila nyatakan ayat mana yang perlu diberi penekanan. Boss akan tanya apa ayat yang beliau tidak faham, kita boleh ubah tanpa menjejaskan maksud. Kalau ada pantun, kita boleh gayakan depan beliau supaya lebih berkesan apabila dideklamasi hadapan audien.

1.8.2 Tapi dalam masa-masa tertentu, kita tak dapat ruang yang cukup selesa maka gunakanlah teknologi sedia ada. Drafkan teks ucapan dalam telefon bimbit kemudian sampaikan kepada beliau melalui aplikasi whatsup atau apa jua platform ektronik yang sesuai. 

1.8.3 'Terdesak' adalah satu keadaan yang semua orang tidak hendak, tetapi seringkali kita tak dapat elak. Kadangkala bukan atas kelemahan kita sekalipun. Itulah sebabnya kita perlu bersedia mental fizikal dan elektronikal. Masa ini kita kena faham situasi Boss, lebih dari itu kita kena kenal samada Boss diklasifikasikan sebagai fleksible atau konservatif. 

1.8.4 Fleksible adalah Boss yang boleh menerima hasil pembentangan kita tanpa mengira waktu dan tempat. Mungkin di rumah beliau, mungkin dalam kereta (sudah tentu beliau ada pemandu), mungkin semasa bercuti. Cuba kenalpasti terlebih dahulu.

1.8.5 Konservatif adalah Boss yang memilih untuk menerima pembentangan pada masa dan keadaan tertentu sahaja. Jangan ganggu beliau semasa waktu privasi. Pantang. Benda yang betul boleh jadi salah dan sudah tentu mendatangkan ketidakselesaan beliau. Untuk kategori ini, jika terpaksa sekalipun, kita cuba untuk tanya ... boleh saya hantar draf teks ucapan dalam wazap?

1.9 BACA SEPINTAS LALU DAN BAYANGKAN

1.9.1 Jika anda mempunyai masa yang cukup, cuba baca dan letakkan koma pada tempat yang sesuai, sebab itulah kalau dalam Quran, pakar tajwid telah meletakkan logo 'Sod' untuk sambung dan 'qaf' untuk boleh berhenti. dia bukan saja saja letak, tetapi tempat berhenti kena tepat pada maksud susunan ayat. Begitulah juga dengan teks ucapan kita. Bila kita baca sendiri (saya selalu sebut pilot test) maka barulah kita tahu samada sesuai atau tidak, bukan syok sendiri sahaja.

1.9.2 Teks yang baik, mempunyai ayat yang pendek-pendek, jangan sesekali amalkan satu perenggan empat baris satu titik, mau semput Boss nak membacanya. Kebanyakan Boss besar menjawat jawatan pengurusan tertinggi di usia 50 tahun ke atas. Pace dan hela nafasnya sudah tidak sama dengan Pegawai Penyelidik, jadi nada bacaan dan intonasi adalah berbeza.

1.9.3 Sebelum saya terlupa, sekiranya dalam Hierarki Pengurusan Tertinggi, di bawah Ketua Hakim ada Ketua Pendaftar, sila serahkan satu salinan draf kepada Ketua Pendaftar, mungkin beliau ada idea yang bernas untuk menambah baik isi kandungan teks, atau memang ada keperluan untuk dihebahkan. jadi pada masa yang sama, kita telah menjadi elemen komunikasi antara Pengurusan Tertinggi.

Post: saya akan cuba sambung dan panjangkan mana yang masih diingat.

Sambung: Kecenderungan Panjang atau pendek Senang atau sukar.